档案管理制度及流程(公司档案管理制度及流程)

公司行政管理制度主要包括以下十三个方面： 办公用品管理制度；值班管理制度；印章管理制度；车辆管理制度；安全保卫管理制度；会议管理制度；档案管理制度；宿舍管理制度（如果配有公司宿舍）；环境卫生管理制度；保密制度；电话使用管理规定；复印机、打印机、传真机使用管理规定；电脑使用管理规定。以上方面的管理主要目的在于：办公用品管理制度：针对单位办公用品的计划、采购、分发和保管及销毁，目的在于规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率；值班管理制度： 明确值班职责，严肃值班纪律，维护公司正常工作秩序，及时处理和应对各类突发事件；印章管理制度：管理公司各类印章的雕刻制作和使用，凸显印章在业务工作中的作用，明确使用印章的责任和权限，规范印章的雕刻及使用流程；车辆管理制度：使车辆管理统一化、制度化，合理有效地调配和使用各种车辆，最大限度的节约成本、最真实的反应车辆的实际情况，尽可能的发挥最大经济效益并对公司所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行；安全保卫管理制度：加强公司内务管理工作，确保公司的安全和整洁，维护正常的工作和生活秩序；会议管理制度：规范公司各项会议及各类培训流程、统一会议管理模式、减少会议数量、缩短会议时间和提高会议质量；档案管理制度：规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责和杜绝资料流失；宿舍管理制度：使员工宿舍保持良好的环境及公共秩序，创造安全舒适的休息场所，提高员工工作效率；环境卫生管理制度：营造整洁、舒适的办公环境、塑造良好的企业形象；保密制度：加强公司保密工作的管理，防范和杜绝各种泄密事件的发生，维护公司正常经营管理秩序；电话使用管理规定：加强对内部电话使用的管理，保证公司通信渠道的畅通、确保信息的及时传递，提高效益，减少失误；复印机、打印机、传真机使用管理规定：为有效对公司复印传真打印扫描进行规范管理，同时防止内部商业机密泄露，合理正确地使用设备和节约办公经费； 电脑使用管理规定：维护公司网络安全、合理使用网络和电脑资源，确保电脑及IT设备正常运行，保证公司电脑的有效管理和正常使用，提高员工的办公效率。

一、人事档案管理的概念理解：人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。 人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。 二、管理制度基本内容 建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。 其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： （1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： （2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 （3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (4)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。 三、人事档案管理流程举例 四、其他，可以查阅相关的书籍了解更多
百度一下： 人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
人事档案管理：人事档案的收集、整理、保管和提供利用的活动

导语：档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。 怎样做好档案管理工作 分门别类 首先，把自己所有的文件资料全部放到一起，然后按照你们长期使用的类别去分类，不同的公司不同的岗位分类也是不一样的，举例说明：人事肯定是按照人力的六大模块进行分类，如人力资源规划;、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。这是公司级文件分类，人事内部部门会在按照自己负责的模块进行分类，意思就是按照你经常的需求分类。 巧用档案袋 档案袋肯定是必不可少的，因为档案袋上有明细，有的资料不是一份，根据时间有很多，有的是同一个事件有不同的资料集合，但是他们都是属于同类资料，难么档案袋的作用就显而易见了，档案袋不仅可以收纳资料，而且还能把里面涵盖的份数及基本内容写出来，这样你需要的时候直接看档案袋就可以了，无需全都翻出来一个一个的找 常用资料的归整 很多时候我们的资料是日常性的文件，经常用到，甚至是每天都用到，那么我们肯定是放在办公桌上，这时候就用到文件框了，文件框上每一看栏做好标识，每次使用时按照规定好的放好，假如有人要借阅你的资料，你又恰好不在，你就可以跟他说让他按照标识自己去找，总比他把所有资料都翻乱了要好，这样节省双方的时间 部门资料提报 有的时候我们每隔一段时间都要向上级领导提报资料，这类资料每个月都要，甚至是每个星期，有时候我们可能会忙的忘记时间，为了防止工作没做好，我们还可以按照处理资料的时间进行排序，这样就会记得什么资料紧急处理，什么资料可以暂且搁置 电脑资料的存档 现在不似以前，办公基本人手一台电脑，文档除了要做好本身的整理，电脑里一定要有存档，除了电脑存档以外，还应该有一份管理清单，这个清单要记录的内容有时间，用途，标题，份数，归档地以及需求人等相关信息 领导批复资料的回拿 档案除了保存，肯定还有在工作中，比如有的文档需要领导签字批复之类的，而领导不可能随时随地能帮你签字，得等领导有时间才能集中处理，这就需要给领导准备那种抽屉式的文件框，上面标注，待处理，驳回，处理完毕，不论领导在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已经签字可行，哪些被驳回了，还有哪些没有处理，这样非常能提高工作效率 怎样做好档案管理工作 一、规范公文处理，把好公文形成关 档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面： 1、文种使用不当。主要有请示、报告不分;一文请示多件事情;生造文种或不规范使用红头文件等 2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。 3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。 4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。 二、档案整理工作，从公文的评估分类做起 公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处);将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行： 1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。 2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的`头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。 3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。。 三、完善公文材料，做好档案收集工作 文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手： 1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。 2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。 四、善于交流，接受新信息，达到资源共享 作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。 怎样做好档案管理工作 一、政治素质要合格 树立坚定的政治信念，用科学的理论武装头脑。要坚定不移地执行党的路线、方针、政策，坚持正确的政治方向。要有良好的职业道德和严谨的工作作风。要坚持实事求是，尊重历史，在工作中要本着对历史负责，为现实服务，替未来着想的原则，爱岗敬业，认真负责地做好本职工作。要具有爱岗敬业、认真负责的科学态度。教书育人是一种奉献，管理育人和服务育人同样也是一种奉献。学生档案管理人员应当淡薄名利，默默无闻地为莘莘学子服务。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握国家有关档案工作的法规、政策，又要熟悉和掌握与档案工作相关的方针、政策、标准和方法。具有依法治档的法制意识。用法律和纪律约束自己，牢固树立以法治档的思想观念，与一切违反《档案法》的行为进行坚决的斗争。 二、知识素质要全面 掌握档案专业知识。档案工作是专门业务，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用，有一整套的理论和工作方法，学生档案工作人员只有学习掌握这些理论与方法，才能保证工作质量，提高工作效能，逐步实现学生档案工作的科学管理。掌握计算机知识。要适应档案管理现代化，就必须掌握计算机数据录入、数据库管理、多媒体和网络管理等方面的技能。掌握一定的外语知识。学生档案工作者还需具备一定的英语应用能力，这样才能适应新时期、新形势对学生档案工作者的要求。 三、业务素质要精湛 培养求真务实、精益求精的工作作风。学生档案工作是一项长期、艰苦、细致的工作，从材料的形成、收集、整理、归档、转递到档案的保管、利用，每一个环节都离不开求真务实，每一个过程都要求谨小慎微，任何一个细节的失误都会给后面的工作带来麻烦。 四、身体素质要健康 学生档案工作是一项艰苦而繁琐的工作。由于长期伏案工作、库房空气不流通以及整理档案过程中吸入有害菌等原因，导致在学生档案工作者身上出现了皮肤过敏、颈椎病、呼吸道疾病等各种难以根治的疾病。因此，要想做好档案工作，就必须加强体育锻炼，增强身体素质。

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。 二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好库房温湿度的监控与登记工作。 七、每季度对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。
会博通综合档案管理系统：涵盖档案全生命周期管理的专业功能 提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。 会博通综合档案管理系统：实现档案业务的全面标准化、流程化 为档案移交、归档、借还等业务，提供可由企业自由定义的标准化管理流程，实现档案业务的流程化管理。
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档案管理部门岗位职责 一、认真学习政治理论，刻苦学习档案业务和科学文化知识，热爱档案工作。二、按档案有关规定要求及时完成档案工作。三、文件和文字材料分类组成案卷，保护文件材料的完整与安全，便于查找和利用。四、接受文件后必须做好登记，案卷的销毁或移出时亦做好记录，以便有据可查。五、未经领导批准，所有资料不向外借，如确应严格履行借阅手续，退还时详细检查后注销借阅手续，如有造成丢失或损坏的及时向上级报告处理。六、做好档案利用工作的信息反馈，搞好信息传递，不断拓宽和改进档案利用工作。档案管理制度为使我公司的档案工作达到规范要求，为公司发展服务，特制定本制度。一、 归档范围：我公司各项工作活动中形成的公司规划、财务审计、人事档案、会议记录、通知、合同、协议、现场签证、照片、录相、竣工图等具有参考价值的文件材料；二、公司的档案按文件内容所反映的不同分别归类保管：1、所有工程项目均需建立单独的项目档案；工程项目在建过程中及完工后，所有相关文件、图纸资料均及时归档至行政、财务部；2、财务账册、报表、凭证按财务档案归档要求执行；3、业务助理建立正式员工的身份、学历、职称、专业技术成果（作品、获奖证书）等人事档案。三、文件材料归档时，必须按照归档程序和质量要求进行。每卷必须有归档文件目录，并与实存文件相符。各相关负责人应保证原始资料及单据归档及时、齐全完整；任何部门和个人不得擅自保存和销毁。四、各部门发送给有关单位的业务往来函件，应用公司统一的正式函文格式，以利于归类、保管、存档。五、借阅档案的规定1、各部门人员查阅公司相关档案，在行政部办理查阅手续后即可借用；2、查阅档案并需要复制的，须经行政部领导批准。3、借阅档案的人员，必须保守档案的机密，保证档案的安全，不得涂改、勾划、剪裁、拆卷或擅自复印、转借。4、用后及时归还档案。行政人员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况报告领导。六、对多余、重复、超时和无保存价值的文件，由公司行政部进行鉴定后，提出存毁意见，上报主管领导批准。销毁的档案应登记造册。经公司领导批准后，由二人在指定的地点监销，监销人员应在销毁清册上签字。 七、以上档案由各部门经理负责定期收集、整理并向副总经理交接；行政、财务人员应忠于职守，定期收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；如因人员变动，交接双方应认真办理交接手续(按档案目录清点)，签字存档。

一.建设项目档案概念： v是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。 v项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。 二.基建档案工作基本要求： 一、熟知基建项目档案工作的有关法规、标准和规范。 二、建立健全基建档案工作的规章制度 三、采取措施，加强前端和过程控制 四、严把验收关，认真做好档案的预验收工作，这是保证档案质量的重要步骤。 三.建立“四纳入”制度，是指将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制。 1、纳入项目法人制，各级领导岗位责任制（达标考核内容之一） 2、纳入合同管理制，充分发挥合同的法律作用（档案专项验收考核内容之一） 3、纳入工程监理制，充分发挥监理的控制手段作用 4、纳入项目管理程序，实施同步管理 v主要措施体现在档案工作的“三同步”、“三参加”。 四.档案工作法规： 1、《档案法》及《档案法实施办法》 2、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号） 3、《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号） 4、《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字[1997]20号） 5、 《重大建设项目档案验收办法》 （国档发[2006]2号） 五.档案工作标准（主要） 1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002 2、《科学技术档案案卷构成一般要求》GB/T11822-2000 v电力档案工作标准： 1、《电力工程达标投产考核标准（2006版）》（工程档案篇） 2、《电力工业企业档案分类规则及分类表》 3、《电力工程竣工图文件编制规定》 DL/T5229—2005 v建设部档案工作标准： 1、《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 50328-2001 六.建设单位： 建设单位是项目建设的法人主体，对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的职责。并应将档案工作纳入项目计划和岗位责任制，建立有效考核措施，实施制度保障和组织保障。主要职责：1、落实领导责任制，组建有监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等参建单位参加的档案管理领导小组；建立健全基建档案管理制度；统一业务标准和规范；构建档案管理网络体系，对建设项目的文件形成、档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调、指导和检查。 2、按《国家重点建设项目档案登记办法》规定，做好登记工作。将建设项目各阶段档案工作进展和变化情况，以及项目档案验收情况，报送国家或地方档案管理机构。3、对建设项目的前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件和生产准备及试生产等阶段形成的文件负责收集、整理和归档。4、对各参建单位移交的竣工档案进行检查、验收，并汇总统一编目，编制档案检索工具。 5、按《重大建设项目档案验收办法》规定，组织申报建设项目档案验收工作。
首先制定归档管理制度,包括归档范围,归档时间,归档责任人等 其次制定档案的管理制度,包括分类编号制度,档案工作人员的具体职责等.再次,制定档案的保密、利用等制度。接下来就是要买档案整理的各种工具，斜口插、档案盒、切纸机、胶水、小刀、号码机、打孔机等。 最后就是依照上述制度，利用所买工具整理档案。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。匡易档案包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。 这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。 档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
项目文档是项目管理者了解项目开发进度、控制项目质量、发现项目存在的问题以及预期目标的管理依据，而大多数项目的项目成员都来自不同部门、不同岗位。因此，在企业文档管理中常常会出现信息割裂、无据可查的问题，使整个项目的管理变得混乱。 要想进行有效的文档管理，一套标准的文档管理规范与文档管理工具缺一不可。 首先是建立文档管理规范： 项目管理者需要结合行业及项目的实际情况，制定出适合自身的文档管理规范。如明确项目文档的具体分类： 1. 从重要性和质量要求角度：可以分为非正式文档和正式文档 2. 从项目周期角度：可分为开发文档、产品文档、管理文档 之后，我们可以利用工具搭建统一的文档管理平台： 以文档协同和知识库管理工具 ONES Wiki 为例：ONES Wiki 可以帮助项目团队高效编辑、管理文档，沉淀团队经验。 1. 撰写各类文档、展开讨论 2. 高效沉淀周报、会议记录 3. 组织项目文档，管理项目知识 4.构建团队知识库 如此一来，你就可以轻松管理项目文档，帮助团队向知识型组织迈进。
首先：确定档案管理需要存档的资料； 其次：确定档案管理的规章制度；然后：确定档案柜或档案室； 再开展日常工作。